Privacy Policy
Edu Owls Academy CIC / Polish Saturday School Edu Owls

 

  1. Introduction

At Edu Owls Academy CIC / Polish Saturday School Edu Owls (“we”, “us”, “our”), we understand that your privacy matters. We respect the personal data of you and your child and process it only in accordance with this Privacy Policy and applicable law, including the UK GDPR, Data Protection Act 2018, and Data Use and Access Act 2025 (DUAA 2025).

By using our website or educational services, you accept this Policy. If you do not agree, please stop using our website immediately.

  1. Definitions and Interpretation
  • Personal Data: any information that identifies a living individual, including names, contact details, photographs, or information about your child.
  • Cookie: a small text file placed on your device by our website to enhance functionality or personalize your experience.
  • Data Controller: Edu Owls Academy CIC / Polish Saturday School Edu Owls, 93 Sharpland, LE2 8UP, Leicester, United Kingdom, email: info@eduowls.com
  1. Scope of this Policy

This Policy applies to:

  • Use of our website,
  • Registration and provision of educational services,
  • Collection, processing, and storage of personal data of students, parents, staff, and volunteers,
  • Sharing personal data with third parties where justified.

This Policy does not cover external websites linked from our site. We recommend reviewing the privacy policies of third parties before sharing any personal data.

  1. What Data We Collect

Depending on how you use our website or services, we may collect:

  1. Student data: name, date of birth, class/group.
  2. Parent/guardian data: name, address, phone number, email, emergency contacts.
  3. Sensitive child data: allergies, medical information, special educational needs, safeguarding information.
  4. Technical data: IP address, browser/device information, server logs, website analytics.
  5. Images and videos of students (only with consent).
  6. Demographic or preference data, if voluntarily provided.

Sensitive data is only collected where necessary and handled securely.

  1. Lawful Basis for Processing

We process personal data only on the following lawful bases:

  • Consent (Art.6(1)(a) UK GDPR / Art.9 for sensitive data),
  • Contract with parents/guardians for educational services (Art.6(1)(b)),
  • Legal obligation (Art.6(1)(c)), e.g., student recordkeeping, safeguarding, tax/accounting,
  • Legitimate interest (Art.6(1)(f)), e.g., network security, fraud prevention, administrative purposes.
  1. Purposes of Processing

We use personal data for:

  • Managing registrations and providing educational services, including attendance and academic progress.
  • Ensuring student and staff safety (safeguarding).
  • Communication via email or phone with parents/guardians.
  • Publishing photos and videos on our website or social media (with consent).
  • Statistics, reporting, and legal compliance.
  • Donations and fundraising management (if applicable).

Consent for photos/videos:

  • Children under 13: provided by parent/guardian
  • Children 13 or older: child may consent, optionally confirmed by parent

Consent can be withdrawn at any time, stopping future use of images or videos.

  1. Sharing Personal Data

Personal data may be shared:

  • With authorised staff or volunteers (role-based access),
  • With trusted service providers (IT, hosting, payment, registration systems),
  • With public authorities where legally required or for safeguarding purposes.

We never sell personal data.

  1. Data Retention
  • Student records: during attendance + up to 6 years after leaving school
  • Parent/guardian records: during child’s attendance + reasonable period afterward
  • Sensitive data: only as long as necessary for safety and safeguarding, in line with retention schedule
  • Photos/videos: until consent is withdrawn or purpose ends
  • Website enquiries: up to 12 months
  • Financial/donation records: up to 6 years
  1. Your Rights

You have the right to:

  1. Be informed about data collection and use,
  2. Access your personal data,
  3. Rectify inaccurate or incomplete data,
  4. Request deletion of personal data (“right to be forgotten”),
  5. Restrict processing,
  6. Data portability,
  7. Object to processing,
  8. Withdraw consent at any time.

Requests should be sent to info@eduowls.com. Responses are usually provided within 30 days, extended in complex cases under DUAA 2025.

  1. Data Security

We store data in secure databases, protected by passwords, encryption, and access control. Staff and volunteers receive data protection training, and we have incident response procedures.

  1. Cookies

Our website uses cookies to improve functionality and analytics. Users can manage cookies in their browser settings or delete them at any time.

  1. Complaints

If you have concerns about data processing:

  1. Changes to This Policy

We may update this Policy due to changes in law or practice. Updated versions are posted on our website. Continued use of the website after changes implies acceptance of the new Policy.

Polityka Prywatności

Edu Owls Academy CIC / Polska Szkoła Sobotnia Edu Owls

  1. Wprowadzenie

My, Edu Owls Academy CIC / Polska Szkoła Sobotnia Edu Owls („my”, „nas”, „nasze”), rozumiemy, że Twoja prywatność jest dla Ciebie ważna. Szanujemy dane osobowe Twoje i Twojego dziecka i przetwarzamy je wyłącznie zgodnie z niniejszą Polityką prywatności oraz obowiązującym prawem, w tym UK GDPR, Data Protection Act 2018 i Data Use and Access Act 2025 (DUAA 2025).

Korzystając z naszej strony internetowej lub usług edukacyjnych, akceptujesz niniejszą Politykę. Jeśli się z nią nie zgadzasz, prosimy o natychmiastowe zaprzestanie korzystania z naszej Witryny.

  1. Definicje i interpretacje
  • Dane osobowe: wszelkie informacje pozwalające zidentyfikować osobę fizyczną, w tym imię, nazwisko, adres e-mail, zdjęcia czy informacje o dziecku.
  • Cookie: mały plik tekstowy umieszczany na urządzeniu przez naszą Witrynę w celu poprawy działania strony lub personalizacji doświadczenia użytkownika.
  • Administrator danych: Edu Owls Academy CIC / Polska Szkoła Sobotnia Edu Owls, 93 Sharpland, LE2 8UP, Leicester, Wielka Brytania, e-mail: info@eduowls.com
  1. Zakres polityki

Polityka dotyczy:

  • korzystania z naszej strony internetowej,
  • zapisów i świadczenia usług edukacyjnych,
  • gromadzenia, przetwarzania i przechowywania danych osobowych uczniów, rodziców, pracowników i współpracowników,
  • udostępniania danych podmiotom zewnętrznym w uzasadnionych przypadkach.

Polityka nie obejmuje stron zewnętrznych, do których mogą prowadzić linki z naszej Witryny. Zalecamy zapoznanie się z polityką prywatności tych stron przed przekazaniem im danych.

  1. Jakie dane zbieramy

W zależności od sposobu korzystania z naszej Witryny lub zapisów do szkoły, możemy zbierać:

  1. Imię i nazwisko ucznia, data urodzenia, klasa/grupa.
  2. Dane rodzica/opiekuna: imię i nazwisko, adres, telefon, e-mail, dane kontaktowe w nagłych wypadkach.
  3. Dane wrażliwe dziecka: alergie, stan zdrowia, specjalne potrzeby edukacyjne, informacje związane z bezpieczeństwem i ochroną dzieci.
  4. Dane techniczne: adres IP, logi serwera, informacje o urządzeniu/przeglądarce, analizy statystyczne strony.
  5. Zdjęcia i nagrania wideo uczniów i uczestników (tylko za zgodą rodzica/opiekuna).
  6. Informacje o preferencjach i zainteresowaniach, jeśli użytkownik je poda.

Dane wrażliwe gromadzimy tylko w przypadku rzeczywistej potrzeby i w bezpieczny sposób.

  1. Podstawa prawna przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie na podstawie:

  • zgody osoby, której dane dotyczą (Art.6(1)(a) UK GDPR / Art.9 w przypadku danych wrażliwych),
  • umowy z rodzicem/opiekunem w celu świadczenia usług edukacyjnych (Art.6(1)(b)),
  • obowiązku prawnego (Art.6(1)(c)), np. w zakresie prowadzenia rejestrów uczniów, bezpieczeństwa dzieci, rozliczeń podatkowych,
  • uzasadnionego interesu szkoły (Art.6(1)(f)), np. w zakresie ochrony sieci i systemów informatycznych, profilaktyki nadużyć.
  1. Cele przetwarzania danych
  • Realizacja zapisów i świadczenie usług edukacyjnych, w tym obecność, frekwencja, postępy.
  • Zapewnienie bezpieczeństwa dzieci i pracowników (safeguarding).
  • Komunikacja e-mailowa i telefoniczna z rodzicami/opiekunami.
  • Publikacja zdjęć i filmów w mediach społecznościowych i na stronie szkoły (tylko za zgodą).
  • Prowadzenie statystyk i analiz edukacyjnych oraz raportowanie wymagane prawem.
  • Obsługa darowizn i fundraisingu (jeśli dotyczy).

Zgoda na zdjęcia i filmy:

  • Dzieci <13 lat: zgoda rodzica/opiekuna
  • Dzieci ≥13 lat: zgoda dziecka, potwierdzona w razie potrzeby przez rodzica

Zgoda może zostać w każdej chwili wycofana, co skutkuje zaprzestaniem użycia zdjęć i filmów.

  1. Udostępnianie danych

Dane osobowe mogą być udostępniane:

  • pracownikom i wolontariuszom szkoły (role-based access),
  • zaufanym usługodawcom (IT, hosting, płatności, systemy rejestracji),
  • organom publicznym w zakresie wymaganym prawem lub w celu ochrony dzieci.

Nigdy nie sprzedajemy danych osobowych.

  1. Przekazywanie danych międzynarodowo

Jeśli korzystamy z usług zewnętrznych, które przechowują dane poza Wielką Brytanią lub w EOG, stosujemy odpowiednie środki bezpieczeństwa i umowy, aby zapewnić zgodność z UK GDPR i DUAA 2025.

  1. Przechowywanie danych
  • Dane uczniów: w trakcie uczęszczania + do 6 lat po zakończeniu nauki
  • Dane rodziców/opiekunów: w trakcie nauki dziecka + okres powiązany
  • Dane wrażliwe: tylko tak długo, jak konieczne dla bezpieczeństwa dzieci i zgodnie z Retention Schedule
  • Zdjęcia i filmy: do wycofania zgody lub zakończenia celu publikacji
  • Zapytania online: do 12 miesięcy
  1. Twoje prawa

Masz prawo do:

  1. informacji o przetwarzaniu danych,
  2. dostępu do danych,
  3. sprostowania danych,
  4. usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
  5. ograniczenia przetwarzania,
  6. przenoszenia danych,
  7. sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
  8. wycofania zgody w dowolnym momencie.

Wnioski należy kierować na: info@eduowls.com.
Odpowiedź udzielana jest w ciągu 30 dni, w wyjątkowych przypadkach możliwe wydłużenie zgodnie z DUAA 2025.

  1. Bezpieczeństwo danych

Dane przechowujemy w bezpiecznych bazach danych, chronionych hasłami, szyfrowaniem i kontrolą dostępu. Stosujemy procedury szkoleniowe dla pracowników i wolontariuszy oraz procedury reagowania na incydenty.

  1. Pliki Cookies

Nasza Witryna wykorzystuje pliki cookies do poprawy działania strony i analityki. Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce lub je usunąć.

  1. Skargi

W przypadku pytań lub skarg dotyczących danych osobowych:

  1. Zmiany w polityce

Polityka prywatności może być aktualizowana w zależności od zmian prawa lub praktyk szkolnych. Aktualna wersja zawsze dostępna jest na naszej Witrynie. Korzystanie z Witryny po wprowadzeniu zmian oznacza akceptację nowej polityki.